Rechnung erstellen

Rechnung erstellen und versenden

Mit onBill erstellen Sie Ihre Rechnungen unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden. Und das schnell, denn in nur wenigen Sekunden wählen Sie einen Kunden aus oder tragen einen Neukunden ein, geben die Rechnungsposten an und sind fertig.

Funktionen

  • Bearbeitung jederzeit möglich
  • Vorschau zur Überprüfung der Angaben
  • als Entwurf speichern
  • wiederkehrende Rechnungen erstellen
  • Status- und Versandinfos überwachen

Kundendaten eingeben

Wenn Sie eine neue Rechnung anlegen, verwendet onBill automatisch die von Ihnen mit Ihrem individuellen Layout erstellte Rechnungsvorlage. Befindet sich der Kunde bereits in Ihrer Kundendatenbank, reicht ein Klick, um die entsprechenden Daten in das Dokument einzufügen. Handelt es sich um einen Neukunden, können Sie die Daten einfach in das neue Rechnungsdokument eingeben – onBill speichert die Daten automatisch für Sie in der Kundendatenbank. Bei jeder weiteren Rechnungsstellung für diesen Kunden stehen Ihnen die Daten dann schnell zur Verfügung.

Rechnungsposten

Im Normalfall greifen Sie immer wieder auf eine bestimmte Anzahl an Waren- und Dienstleistungspositionen zurück. Geben Sie bei der Rechnungserstellung die Rechnungsposten an, die Sie in der Datenbank auswählen oder direkt im Dokument eingeben können. Bereits vorhandene Einträge können bei onBill jederzeit geändert werden. Haben Sie ein umfangreiches Waren- und  Dienstleistungsangebot, empfiehlt es sich, die Daten über unsere Schnittstellen einzuspielen.

Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Rechnungsnummer

Mit onBill erstellen Sie rechtskonforme und revisionssichere Rechnungen mit allen nötigen Angaben wie Datum, Leistungszeitraum und der fortlaufenden Rechnungsnummer. Diese Daten werden automatisch vom System integriert, können vom Nutzer aber auch angepasst werden. Nach welchem System Ihre Rechnungsnummern vergeben werden soll, das können Sie in den Einstellungen definieren. Zudem lässt sich bei der Erstellung einer Rechnung das Datum anpassen. Standardmäßig wird der Erstellungstag verwendet.

Zahlungsfrist, Rabatt und Skonto

Zusätzlich können Sie Zahlungsfristen festlegen sowie bei der Rechnungsstellung ein Rabatt oder Skonto gewähren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, diese Angaben für jeden Kunden Ihrer Datenbank allgemein zu bestimmen, so dass diese automatisch in der neuen Rechnung ausgewiesen werden.

  • Fälligkeiten als Standard, pro Kunde oder pro Rechnung festlegen
  • Rabatt als Standard, pro Kunde oder pro Rechnung gewähren
  • Skonto als Standard, pro Kunde oder pro Rechnung zuweisen

Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung

Solange Sie keine abweichenden Angaben zur Umsatzsteuer und der Kleinunternehmer-Regelung machen wollen, werden die in Ihren Stammdaten hinterlegten Angaben automatisch in das neue Rechnungsdokument übernommen.

Bei jeder Rechnungserstellung, etwa bei sogenannten “Leistungen über die Grenze”, können Sie die Standardeinträge jedoch anpassen und ändern.

  • Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung als Standard, pro Kunde oder Rechnung festlegen
  • Optionen für unterschiedliche Steuersätze pro Kunde oder Rechnung zuweisen: nicht steuerbar (Drittland, EU mit/ohne UStID-Nr.), innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhrlieferung, Steuerschuldwechsel §13b (Inland) und sonstige Steuerbefreiung

Rechnungsvorschau und Ablage Ihrer Rechnungen

Zur Überprüfung Ihrer Eingaben können Sie sich zunächst eine Vorschau des fertigen Dokuments anschauen und Korrekturen vornehmen. Wenn Sie das Dokument als Entwurf oder fertige Rechnung gesichert haben, erscheint sie fortan im Rechnungsarchiv. Mit wenigen Klicks können Sie eine bereits erstellte Rechnung auch in eine wiederkehrende umwandeln. Erstellte Rechnungen können aber auch storniert oder weiter bearbeitet werden. Beim Bearbeiten einer fertigen Rechnung wird gleichzeitig eine Gutschrift erstellt. Hiermit wird die Rechtskonformität sichergestellt.

 

Rechnungsversand

Nun können Sie Ihre Rechnung direkt per Post, Fax oder E-Mail verschicken. Sie entscheiden, ob das onBill für Sie übernimmt oder ob Sie Ihre Dokumente selbst herunterladen und versenden.

Versandmöglichkeiten

  • per Post
  • per Fax
  • per E-Mail
  • per Download
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